Wenn Publikum oder Gäste emotional berührt sind, unvergessliche Momente erleben, dann ist eine Veranstaltung gelungen. Das heisst aber nicht, dass man bei der Technik klotzen muss. Vielmehr geht es um den gezielten Einsatz der richtigen Effekte zur richtigen Zeit.

Nach einer Grossveranstaltung wie dem European Song Contest ESC können Eventmanagerinnen und Veranstaltungsprofis durchaus deprimiert sein: Niemals werden sie in ihrem Alltag auf eine so gigantische technische Kulisse zurückgreifen können, wie die Verantwortlichen beim grössten Musikevent der Welt es tun. Niemals werden so grosse LED-Wände und so viele Lichteffekte bei einem normalen Corporate Event oder sogar Vereinsanlass zum Einsatz kommen. Dafür fehlt in der Regel schlicht das Geld.

Dieser Frust ist verständlich, aber eigentlich unnötig. Denn es geht bekanntlich nicht nur um Quantität, sondern viel mehr um Qualität. Werden die richtigen Effekte zur richtigen Zeit gezielt eingesetzt, lassen sich auch mit relativ geringem technischen Aufwand grosse Emotionen wecken. Die Basis dafür ist eine gute Planung und die enge Zusammenarbeit zwischen Eventmanagerin und Eventtechniker. Dazu gibt es nachfolgend ein paar ganz konkrete Tipps und Tricks.

Weniger ist mehr: Höhepunkte des Events definieren

Es ist eine Binsenwahrheit – und doch wird sie bei Inszenierungen oft missachtet: Man sollte sein Pulver nicht zu früh verschiessen, sondern auf einen Höhepunkt hinarbeiten. Das bedeutet zum Beispiel bei der Lichttechnik: Auch wenn man acht bewegbare Kopf-Scheinwerfer (Movinglights) auf der Bühne hat, müssen sich diese nicht während des ganzen Events ständig bewegen.

Im Gegenteil: Ein gezielter Einsatz mit heller Farbe und einer grossen Bewegung dann, wenn die Aufmerksamkeit des Publikums auf die Bühne gelenkt werden soll, ist viel effektiver. Dasselbe gilt auch für die Lautstärke von Musik: Beginnen wir etwas leiser und steigern die Lautstärke auf den Höhepunkt der Veranstaltung hin, beeinflusst dies die Stimmung im Publikum viel stärker, als wenn von Anfang bis Ende mit voller Energie beschallt wird.

Auf den Punkt: Präzision schafft Wow-Momente am Event

Damit der Wow-Effekt wirklich eintritt beim Publikum, braucht es Präzision: Das Licht geht genau dann an, wenn der CEO die Bühne betritt. Die Fanfare soll genau dann erklingen, wenn die Urkunde feierlich überreicht wird, das Video startet direkt nach der Ansage – ohne lange Wartezeit für das Publikum. Je präziser der Ablauf, desto grösser die emotionale Wirkung bei Ihren Gästen.

Dazu braucht es Planung und Absprache: Ein Drehbuch mit klar definierten «Cues» – also vereinbarten Stichworten oder Zeichen für den Start des nächsten Sounds oder Lichteffektes. Ein solches Drehbuch gelingt am besten, wenn es im Vorfeld zwischen Beteiligten, Event-Management und Veranstaltungstechnik abgesprochen ist. Nur so können alle ihre professionelle Sichtweise einbringen und auf allfällige Stolpersteine hinweisen. Damit verhindert man Stress und Fehlerquellen am Event selbst.

Prioritäten setzen, nicht am falschen Ort sparen

Wenn das Geld für einen Event knapp bemessen ist (im Gegensatz zum ESC), dann müssen die Verantwortlichen gemeinsam Prioritäten setzen. Was ist für das anvisierte Publikum oder für den Zweck der Veranstaltung wirklich wichtig? Vielleicht ist es das gute Essen – dann sollte man beim Catering nicht sparen. Vielleicht ist es die passende Unterhaltung, weil sich die Gäste auf keinen Fall langweilen sollten. Dann ist Umsicht geboten bei der Auswahl von Künstlerinnen und Künstlern.

Häufig vergessen geht das «Ambiente» in einer Eventlocation. Natürlich kann man mit einer imposanten Bühne und einer riesigen LED-Wand sein Publikum beeindrucken. Aber Bühne und LED-Wand nützen wenig, wenn der Anlass in einem weissen Plastik-Festzelt stattfindet. In diesem Fall lohnt es sich wahrscheinlich, etwas Geld für eine Ambiente-Beleuchtung auszugeben, damit zum Beispiel auch das Gala-Dinner einen angemessenen Rahmen erhält.

Im Gegenzug kann man bei einem Comedyprogramm vielleicht auf eine aufwändige Lichtshow verzichten oder man spart die gigantische LED-Wand zu Gunsten einer hochwertigen Beschallungsanlage ein, damit auch die hinteren Reihe die Witze des Comedians verstehen.

Die hier geschilderten Beispiele sind eben… nur Beispiele. Aber sie zeigen, worum es im Vorfeld einer erfolgreichen Veranstaltung geht: In der Planung müssen Prioritäten gesetzt werden, damit am Schluss die wirklich wichtigen Elemente Ihrer Veranstaltung zur Geltung kommen. Das gilt für den Event ganz allgemein, aber eben auch für die Technik am Event.

Ganzheitliches Eventmanagement für Erfolg in allen Bereichen

Erfolgreiches Eventmanagement ist eine durchaus komplexe Aufgabe: Es geht um ein attraktives Programm und eine passende Location für das Zielpublikum. Es geht um Catering, Technik, Logistik, Sicherheit. Es geht schliesslich um Details wie ein passendes Give-Away, die richtige Wahl des Menus, den präzisen Zeitplan und die Kommunikation an und mit allen Beteiligten. Diese Aufzählung ist nicht einmal ansatzweise vollständig.

Wer sich alle diese Aufgaben vor Augen führt, versteht, warum auch professionelle Eventmanagerinnen und Eventmanager auf die Unterstützung von erfahrenen Veranstaltungstechnik-Firmen angewiesen sind. Es braucht in allen Bereichen Profis, die das Eventmanagement bei der Planung und Umsetzung unterstützen. Mit einer engen und vor allem auch frühzeitigen Zusammenarbeit lässt sich das Maximum aus jedem Event herausholen. Beratung lohnt sich – und wir bieten diese Beratung gerne an.

Profitieren Sie von jahrelanger Erfahrung in der technischen Umsetzung erfolgreicher Events und holen Sie MSL Eventtechnik frühzeitig an Bord. Wir unterstützen Sie nicht nur im Bereich Tontechnik, Lichtdesign und Videotechnik, sondern sind auch im Bereich Bühnenbau und Fest-Mobiliar eine zuverlässige Adresse. Wir tragen zwar Eventtechnik in unserem Firmennamen, helfen aber gerne bei umfassendem Eventdesign. Im Wissen, dass es für echte Emotionen bei Ihrem Publikum mehr als nur eine funktionierende Beschallungsanlage braucht. (Diese braucht es allerdings eben auch ;-)).

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