Die Organisation einer grossen Feier in der Gemeinde oder an einer Schule ist mit viel Arbeit verbunden. Da will man sich nicht auch noch um die einzelnen Probleme auf einzelnen Bühnen kümmern müssen. Dafür gibt es Profis, die bei der Planung helfen und am Fest dann Fexibilität beweisen.

Das Schulorchester macht den Auftakt, dann kommt die Hiphop-Tanzgruppe der Oberstufe, direkt im Anschluss die Schülerband des Gitarrenlehrers und schliesslich Musikgesellschaft und Gemeindepräsidentin mit dem offiziellen Festakt. Am Abend dann die Top40-Coverband aus Deutschland, gefolgt von einem DJ.

Nein, dieses Programm ist nicht echt. Aber es ist auch nicht wirklich erfunden. Solche Abläufe sind auf Bühnen von Jugend- oder Dorffesten gang und gäbe. Und auch bei Jubiläumsfeiern von Firmen sind die Programme oft ambitioniert.

Hinter diesen grossen Feierlichkeiten stehen sehr engagierte Organisationsteams, die aber nur selten grosse Erfahrung im Eventmanagement mitbringen. Natürlich führt das immer mal wieder dazu, dass das eine oder andere Detail in der Planung vergessen geht oder dass der Druck während der Feierlichkeiten für diese Personen sehr hoch ist.

Tipps für die Organisation von Jugendfest und Dorffest

Genau hier kommt MSL ins Spiel. Als Veranstaltungstechnik-Firma mit langjähriger Erfahrung kennen wir Ansprüche, Problemstellungen und Erfahrungswerte von unzähligen Dorf- und Jugendfesten. Wir haben als Planer gelernt, welche Fragen im Vorfeld zwingend geklärt sein müssen. Wir haben als Techniker auf Platz gelernt, wie man spontan auftretende Schwierigkeiten flexibel löst. Als sogenannter «Fullservice»-Dienstleister kümmern wir uns – natürlich in Zusammenarbeit mit allen Beteiligten – um reibungslose Abläufe.

Was heisst das konkret? Sehr gerne beraten wir Sie bereits in der Planungsphase – je früher desto besser. Denn genau in dieser Phase werden häufig vermeidbare Fehler gemacht. Denn es gibt einige Dinge, an die man denken muss:

• Infrastruktur: Sind z.B. Showbühnen richtig platziert (Zufahrt Technik und Künstlerinnen gewährleistet etc.) und dimensioniert (hat die Blasmusik aus dem Dorf wirklich Platz, ist der Bühnenaufgang breit genug, damit Schulklassen bei Massen-Auftritten kreuzen können etc.)? Liefert der Zeltbauer eine Konstruktion, welche für die Installation von Ton- und Lichttechnik geeignet ist (z.B. abgedunkelte Wände am richtigen Ort)?
• Technik: Welche Geräte braucht es genau, damit alle Ansprüche von Künstlerinnen und Künstlern (und da gehören die Schulklassen am Nachmittag genauso dazu wie die Profi-Partyband am Abend) erfüllt werden können? Sind die Technik-Rider (Anweisungen der Bands) aktuell und vorhanden? Ist an eine ausreichende Stromversorgung gedacht?
• Abläufe: Sind die geplanten Umbauzeiten auf einer Bühne wirklich realistisch? Schafft es die Gemeindepräsidentin oder der Feuerwehr-Kommandant rechtzeitig vom Umzug zum Bankett?
• Rechtliches: Sind die Bewilligungen für Veranstaltungen mit einer Lautstärke über 93 Dezibel eingeholt und erteilt? Ist das Festzelt mitsamt Mobiliar versichert?
• Budget: Ist wirklich genug Geld eingeplant für Gagen der Musikerinnen und Technikaufwand, wenn man sich einen Auftritt einer national erfolgreichen Gruppe wünscht? Auch in diesem Bereich sind frühe Abklärungen oft hilfreich, weil es sonst böse Überraschungen gibt – und man dann entweder an der Qualität des Programms oder am Budgetrahmen massiv schrauben muss.

Flexibilität am Anlass: Unsere Technik passt sich an

Kurzum: Es gibt viel zu tun. Dass sich der Beizug von Experten für Veranstaltungstechnik bereits in der Planungsphase lohnt, das scheint logisch. Trotzdem geht es leider oft vergessen und die Anfragen für Offerten erfolgen spät. Wenn dann die Wunschvorstellungen und das geplante Budget völlig auseinanderklaffen, ist Frust programmiert. Deshalb lohnt sich eine frühzeitige Kontaktaufnahme mit den Profis.

Wenn es dann endlich soweit ist, dann ist vor allem Flexibilität gefragt. Gerade bei Jugendfesten gibt es immer wieder Momente, in denen Lehrerschaft und auch Veranstaltungstechniker improvisieren müssen.

• Die Cellistin ist krank, dafür spielt nun ein Kollege Klarinette? Kein Problem, wenn man das richtige Mikrofon zur Hand hat.
• Die Schulklasse 3b ist verspätet, das Programm muss kurzfristig umgestellt werden? Kein Problem, wenn unsere Techniker mit den Verantwortlichen vor Ort gut vernetzt sind, zum Beispiel über Bühnenfunk.
• Die Gemeindepräsidentin weiss nach dem Apéro nicht mehr genau, wann ihr Auftritt ist? Kein Problem, wenn unser Mann am Mischpult ein Programm hat – wir werden es ihr freundlich erklären…

Auch diese Situationen sind natürlich frei erfunden, aber Alltag. Flexibilität ist mit einer soliden Planung als Grundlage besonders gut möglich – und eine unserer expliziten Stärken. Sie können uns also auch während der Veranstaltung vollständig vertrauen – und sich auf den Spass konzentrieren, den ein Jugendfest oder ein Dorffest ja schliesslich vor allem machen soll.

Mehr als Veranstaltungstechnik: Profitieren Sie von unserem Netzwerk für Ihr Fest

Natürlich ist MSL vor allem als Veranstaltungstechnik-Firma an Jugendfesten und Jubiläumsfeiern von Gemeinden vertreten. Aber wir helfen den organisierenden Vereinen und Kommissionen gerne auch bei der Vermittlung von anderem Fachpersonal. Unser Netzwerk ist gross: Zeltbauer, Catering-Firmen, Künstlerinnen und Künstler – das alles können wir für Sie auf Wunsch organisieren bzw. Sie vernetzen. Im Bereich Tontechnik, Lichttechnik und Videotechnik können Sie sowieso ganz auf uns zählen.

Klar, es ist schon etwas spät für das bevorstehende Jugendfest im Juni. Aber falls Sie noch offene Fragen haben, dann fragen Sie uns jetzt. Denn noch ist Zeit, bis die Feierlichkeiten losgehen. Wir helfen Ihnen gerne. Wenn nötig natürlich immer und jederzeit auch in letzter Minute – wenn möglich aber gerne schon etwas früher!