Für Seminare und Konferenzen, die wirklich Eindruck machen
Laptop, Projektor und Leinwand: Viele Leute denken, dass diese technische Ausstattung reicht für ein Seminar oder eine Konferenz. Doch für einen wirklich nachhaltigen Eindruck beim Publikum und eine professionelle Inszenierung Ihrer Marke braucht es mehr. Hier erfahren Sie, was es an Technik braucht für noch bessere Schulungen und Meetings.
Kurz vor Seminarstart klickt sich die Referentin noch durch ihre E-Mails und alle Gäste lesen mit, zwischen den Präsentationen sieht man den Desktop-Hintergrund des Eventmanagers auf der Leinwand – wahlweise ein privates Ferienfoto oder ein Portrait seines Pudels: Solche Erlebnisse gehören bei Konferenzen, Sitzungen und Schulungen leider noch immer zum Alltag. Dabei gibt es selbstverständlich technische Ausrüstung, die peinliche und unprofessionelle Zwischenfälle verhindern könnten.
Flüssige Übergänge zwischen den Präsentationen
Wer Seminare oder Konferenzen mit mehreren Referentinnen plant, sollte unbedingt auch an die Übergänge denken. Ein kleines Videomischpult sorgt dafür, dass man Präsentationen im Hintergrund wechseln kann – ohne neugierige Blicke der Gäste. Erst wenn die erste Folie der nächsten Präsenation bereitsteht, wird das Bild wieder umgeschaltet. In der Pause dazwischen kann man wahlweise einen dunklen Hintergrund oder zum Beispiel das eigene Firmenlogo einblenden.
Nicht nur die Präsentationstechnik ist für den professionellen Gesamteindruck Ihres Events zentral, auch die Bildqualität und die Bildgrösse sind entscheidend. Noch immer sieht man wackelige Mini-Leinwände in Seminarräumen stehen, die von einem viel zu schwachen Beamer bei Tageslicht schummrig angeleuchtet werden. Den Text auf der Folie lesen? Keine Chance! Auch solche Peinlichkeiten lassen sich mit der richtigen AV-Technik selbstverständlich problemlos vermeiden.
Seminarräume mit der richtigen Technik optimieren
Wählen Sie eine ausreichend grosse Leinwand und positionieren Sie diese so, dass sie nicht von Referentinnen und Referenten verdeckt wird. Bestellen Sie einen professionellen Projektor, der mit seiner Lichtleistung auch dann für ein klares Bild sorgt, wenn die Morgensonne in den Seminarraum scheint. Schliesslich gibt es auch die Möglichkeit, in besonders grossen Räumlichkeiten zusätzliche Screens zu installieren, damit auch die hinteren Reihen das «Kleingedruckte» auf den Folien noch lesen können.
Der optische Eindruck ist der wichtigste: 80% dessen, was unser Hirn aufnimmt, ist optisch. Das gilt nicht nur für die Gestaltung Ihrer Präsentationen und die oben beschriebenen technischen Ausrüstungen, das gilt auch für den gesamten Raum. Schlecht ausgeleuchtete Schulungsräume, schmucklose Konferenzsääle oder kaum sichtbare Referentinnen schaden dem Image Ihrer Firma. Nehmen Sie sich auch hier ausreichend Zeit für eine Begehung vor Ort und eine sinnvolle technische Planung.
Erfolgreiche Konferenzen brauchen Ambiente
Wenn Sie eine Diskussionsrunde oder ein Panel mit sitzenden Teilnehmenden planen, dann denken Sie daran, dass es eine Bühne braucht. Nur so sehen auch die Gäste in den hinteren Reihen, wer vorne miteinander spricht. Noch besser ist es, wenn diese Bühne professionell ausgeleuchtet wird. Damit ist auch bei ungünstigen Lichtverhältnissen garantiert, dass Ihre Referentinnen oder Diskussionsteilnehmer immer im besten Licht dastehen.
Als «Tüpfelchen auf dem i» können Sie mit etwas Ambiente-Beleuchtung eine gemütliche Atmosphäre in den ganzen Raum zaubern. Selbstverständlich präsentieren Sie zudem zum Beispiel mit Stellwänden oder elektronischen TV-Screens Ihre Marke(n) und Botschaft(en). Übrigens: Besonders hässliche Tapeten oder die Gepäck-Ecke Ihrer Referentinnen können Sie mit schönen schwarzen Vorhängen abdecken. Dieser Molton hat zudem den Vorteil, dass er an vielen Orten auch die akustischen Bedingungen mitverbessert.
Sprachverständlichkeit ist das A und O für Seminare
Womit wir nach den optischen Aspekten direkt bei einem zweiten wichtigen Punkt angelangt sind: Dem akustischen Eindruck, den Ihre Veranstaltung vermittelt. Sprachverständlichkeit ist das oberste Gebot bei Schulungen oder Referaten. Ihre Botschaften sollen auch bei Ihren Gäste in den hinteren Reihen in perfekter Qualität ankommen. Dazu braucht es ausreichend Lautsprecher und die passenden Mikrofone. Wir verzichten an dieser Stelle auf technische Ausführungen, denn gerade im Bereich Tontechnik lassen Sie sich idealerweise von Profis beraten.
Schon vor einer Beratung aber können Sie als Organisator oder Organisatorin sich überlegen, wie viele Mikrofone Sie überhaupt benötigen. Grundsätzlich gilt: Pro Referentin oder Referent wird ein Mikrofon benötigt. Für ungeübte Rednerinnen und Referenten eignen sich «Kopfbügelmikrofone» oder Headsets am besten. Damit bleiben die Hände frei und der Abstand zwischen Mikrofon und Mund ist immer derselbe.
Aber auch, wenn Sie Handmikrofone verwenden wollen, ist eine ausreichende Anzahl zu empfehlen. Nichts bremst eine angeregte Diskussionsrunde auf der Bühne so sehr, wie wenn man zuerst noch ein Mikrofon «weiterreichen» muss.
Last but not least: Beantworten Ihre Referentinnen und Experten auf der Bühne auch Fragen aus dem Publikum? Dann lohnt es sich, wenn auch auf der Bühne kleine Lautsprecher installiert sind. Es ist doch eher unangenehm, wenn man zwei Mal nachfragen muss, weil man die Frage aus der hintersten Reihe nicht versteht, oder?
Technik ist kein notwendiges Übel, sondern ein Erfolgsfaktor
Wenn Sie bis zu diesem Punkt gelesen haben, dann verstehen Sie nun sicher: Die technische Planung für eine erfolgreiche Konferenz oder ein beeindruckendes Seminar ist nicht ganz trivial. Eine professionelle Beratung durch einen Dienstleister für audiovisuelle Technik ist deshalb in vielen Fällen sehr angebracht. Auf Ihrer Bühne lassen Sie Expertinnen und Experten in Ihrem Thema auftreten, dann sollten Sie auch im Hintergrund Experten für Veranstaltungstechnik an Ihrer Seite haben.
Gerade bei grösseren Anlässen mit mehreren Dozentinnen oder Rednern auf der Bühne lohnt es sich, auch technisches Personal für Ton, Licht und Video zu engagieren, die während Ihres ganzen Events für einen reibungslosen Ablauf sorgen.
Sie wünschen mehr Informationen für Seminare, Konferenzen oder Firmenevents? Dann sind Sie bei uns an der richtigen Adresse! Gerne beraten wir Sie, unterstützen Sie bei der Planung und liefern das benötigte Equipment und erfahrenes Technik-Personal an den Ort Ihrer Veranstaltung.
